Списание безнадежной дебиторской задолженности

В некоторых случаях в кредит поставленный товар или оказанная услуга так и остаются не оплаченными. Долг контрагент не выплачивает и объективно не сможет его погасить. В этом случае требуется списание безнадежной дебиторской задолженности. Но для этого нужно соблюдать некоторые требования, чтобы не понести еще более значительных финансовых потерь.

В каких случаях списывается дебиторская задолженность?

Дебиторская задолженность в некоторых случаях признается безнадежной. Происходит это тогда, когда с делового партнера объективно нельзя получить выданный кредит. Причем этот кредит может быть в виде товаров и услуг с постоплатой. И если придется списывать, делать это нужно по правилам, которые предусмотрены для бухгалтерского и налогового учета (они различаются между собой).

Общий порядок действий:

1. Первое, с чего нужно начинать, – проверить сроки исковой давности, а если они не пропущены – другие основания для списания долга;
2. Оформить отчетные документы так, чтобы отразить списание в финансовой отчетности для бухгалтерского и налогового учета.

Пропущенные сроки исковой давности (по общему правилу — 3 года) – веское основание для списания. Ни через суд, ни другими законными способами получить долг с контрагента не получится. Остается только списание просроченной дебиторской задолженности после 3 лет.

Есть и другие случаи, когда списывается долг. Например, должник официально прекратил деятельность через процедуру ликвидации, признан банкротом, пройдя конкурсное производство.

Важно знать! В соответствии с требованиями п.77 Положения по ведению бухучета списание дебиторской задолженности проводится по каждому из невыполненных обязательств отдельно.

Выше было указано, что общий срок исковой давности – 3 года. Он отсчитывается с разных моментов, в зависимости от ситуации, а именно:

1. Если срок исполнения обязательства указан в договоре – по его завершению;
2. Если этот срок не указан в соглашении – с момента, когда кредитор потребовал вернуть долг;
3. При определении кредитором определенного времени для исполнения обязательства – окончанием этого времени.

При этом срок исковой давности может прерываться в случаях, если должник:

1. Совершает какие-либо действия, которые указывают, что он признал за собой долг;
2. Подтвердит невыполненные перед кредитором обязательства.

Период времени, который истек до прерывания исковой давности, в новый срок не засчитывается.

Если должник признает за собой невыполненные перед кредитором после истечения исковой давности, он начинается заново. Это означает, что истребовать долг можно в течение 6 лет и больше с момента возникновения первоначального срока исковой давности. Но если этого не происходит, время упущено, требуется списать дебиторскую задолженность.

Порядок списания безнадежной дебиторской задолженности в бухгалтерском учете

Списание дебиторской задолженности происходит за счет резерва по сомнительным долгам. Он специально формируется, чтобы обеспечить достоверность для бухгалтерской отчетности компании-кредитора. Как правило, значение этого резерва носит оценочный характер.

При этом само списание за счет этого резерва проводится следующим образом:

• Дебет 63 Кредит 62 (58-3, 71…) – списана дебиторская задолженность за счет использования резерва по сомнительным долгам.

Долг можно списать только в том размере, на который зарезервированы суммы. Если он превышен, недостающая разница отражается в прочих расходах. Такие суммы проводятся следующим образом:

• Дебет 91-2 Кредит 62 (58-3, 71…) – списана дебиторская задолженность, которая не покрывается резервом по сомнительным долгам.

Для справки! Списание невыполненных обязательств не аннулирует задолженность. В течение пятилетнего срока они отражаются на счете 007.

Рассмотренный вариант – это способ, как списать дебиторскую задолженность в бухгалтерском учете. Но это еще нужно отразить в налоговом учете.

Списание дебиторской задолженности в налоговом учете

Отличие от предыдущего варианта в том, что для налогового учета субъект хозяйственной деятельность может формировать резерв по сомнительным долгам. В бухгалтерском учете он обязан это делать.

Кроме того, списание невыполненных обязательств доступно только тем субъектам, которые методом начисления считают налог на прибыль. Для предприятий на ЕНВД, ОСНО, на упрощенной системе налогообложения, а также для ИП учет безнадежной дебиторской задолженности в расходной части не предусмотрен.

Документальное оформление списания дебиторской задолженности

Сам факт возникновения безнадежных невыполненных обязательств перед кредитором должен подтверждаться документами. Их размер определяется в ходе проведения инвентаризации, отражается в формализованном акте. При этом руководитель компании должен:

1. Выдать приказ на проведение инвентаризации;
2. Выдать приказ о списании дебиторской задолженности.

В приказе о списании отражаются основания – инвентаризационный акт и справка бухгалтера. Также к акту должны прилагаться:

1. Соглашения с должником, на основании которых возникли невыполненные обязательства;
2. Акты инвентаризации, а также выполненных работ и/или товарные накладные.

Такой алгоритм действий подходит и для того, как списать дебиторскую задолженность, если организация ликвидирована, и в тех случаях, если должник продолжает действовать. Он соответствует требованиям и рекомендациям Минфина и УФНС.