Что такое просроченная дебиторская задолженность?

Просроченная дебиторская задолженность – это невыполненные обязательства со стороны контрагентов за поставленные товары или оказанные услуги, которые не оплачены в срок. Она представляет угрозу финансовой стабильности компании-кредитора. Впоследствии долги могут перейти в категорию безнадежных. Существуют правила, соблюдение которых снижает риски финансовых потерь, повышают устойчивость предприятия.

Что является просроченной дебиторской задолженностью?

Просроченной дебиторской задолженностью можно считать ситуацию, когда должник просрочивает выплату своего обязательства в срок, установленный сторонами. По завершению этого срока начинается установленная законом исковая давность. По общему правилу она составляет 3 года.

Просроченная дебиторская задолженность – это сколько месяцев? Зависит от того, что указано в соглашениях между контрагентами. Иногда крайняя дата платежа указывается в счете-фактуре или в общих условиях договора, на которые ссылается продавец, в зависимости от характера продажи и ее формы.

Сроки исковой давности в отдельных случаях могут меняться специальными положениями. Кроме того, они прерываются в следующих случаях:

1. Должник предпринял действия, которые объективно указывают на признание им задолженности;
2. Он подтвердил невыполненные перед кредитором обязательства.

Процедура взыскания целесообразна до тех пор, пока действует и не истек срок исковой давности. Заставить контрагента выполнить взятые на себя обязательства можно следующими способами:

1. В ходе претензионной работы. Обязательный этап перед обращением в суд. С этого начинается процедура взыскания задолженности. Чем раньше ее начать, тем меньше риск, что она перейдет в категорию безнадежных. Отсутствие документального подтверждения досудебного урегулирования спора между субъектами хозяйственной деятельности – основание для отказа судом в принятии искового заявления;
2. Уступка дебиторской задолженности. В этом случае ее передают другому физическому или юридическому лицу. При этом должника необходимо поставить в известность о факте передаче долга;
3. Исковое производство. Если досудебный порядок взыскания задолженности исчерпан, намерения уступать дебиторскую задолженность у кредитора нет, ему придется обращаться в Арбитражный суд. 

Для справки! Просроченная дебиторская задолженность в балансе отмечается в строке 1230. У нее одноименное название, учет ведется среди оборотных активов компании.

Если все сроки пропущены, компании придется списывать дебиторку. Делать это нужно по каждому счету. Проводится отдельно для бухгалтерской и налоговой отчетности.

Как списать просроченную дебиторскую задолженность прошлых лет?

Процедура регламентирована, нельзя просто вписать в указанную строку бухгалтерской отчетности, что долг списан. Порядок закрытия просроченной дебиторской задолженности следующий:

1. Приказом руководителя предприятия назначается комиссия из числа сотрудников правового и финансового, других отделов;
2. Руководитель отдает приказ на проведение инвентаризации дебиторской задолженности;
3. По результатам ее проведения составляется акт инвентаризационной комиссии и бухгалтерская справка;
4. После рассмотрения поданных документов руководитель принимает решение о списании, которое оформляет приказом. В нем даются соответствующие распоряжения бухгалтерии для отображения списанной задолженности в бухгалтерском и налоговом учете.

Долг можно списать только в том размере, на который зарезервированы суммы. Списание дебиторской задолженности происходит за счет резерва по сомнительным долгам. Он специально формируется, чтобы обеспечить достоверность для бухгалтерской отчетности компании-кредитора. Если он превышен, недостающая разница отражается в прочих расходах.

Почему просроченная дебиторская задолженность — это проблема?

Реальные и скрытые издержки просроченной дебиторской задолженности огромны. Они включают:

1. Альтернативная стоимость времени и энергии руководства, потраченных на работу с дебиторской задолженностью;
2. Потеря репутации с клиентом и повышенная вероятность того, что клиент-кредитор отрицательно отзовется о компании-должнике, откажется от продолжения сотрудничества;
3. Повышаются кредитные расходы за счет неустойки, штрафов, а также непрямых потерь;
4. Риск потери кредитоспособности, что может стать причиной начала процедуры ликвидации или банкротства компании, а впоследствии – субсидиарной ответственности для контролирующих предприятие лиц;

Следствием просрочки платежа должником наличными является также начисление процентов за просрочку. Начисление процентов должно начаться на следующий день после срока платежа. Если должник задерживает платеж, кредитор может потребовать проценты за просрочку, даже если он не понес никакого ущерба и просрочка была следствием обстоятельств, за которые должник не несет ответственности.

Некоторые шаги, которые помогут бороться с просроченной дебиторской задолженностью:

1. Изменить парадигму депозитов: правильно реализованная программа авансовых платежей может снизить дебиторскую задолженность. Требование о предоплате помогает отследить и выявить клиентов, которые в конечном итоге могут не заплатить;
2. Создать культуру объяснения терминов: отделы продаж продают, но не умеют заранее объяснять клиентам ожидаемые платежи, их ожидаемые и конечные сроки. Она должна быть внедрена в корпоративную культуру руководством и передаваться от менеджера по продажам вниз;
3. Реагировать на рекламации и претензии в экстренном порядке. Довольно часто причиной неплатежей является недовольство клиентов. По этой причине один из основных способов избежать просроченной дебиторской задолженности – рассматривать переделку, доработку как почти чрезвычайную ситуацию;
4. Назначить ответственного сотрудника для ежедневного отслеживания дебиторки. На него может перекладываться обязанность по ее возвращению через непосредственную коммуникацию с клиентом;
5. Переосмыслить условия досрочной оплаты. Если правильно выполнить шаги 1–4, описанные выше, возможно, не потребуются условия досрочной оплаты. Однако большинство успешных компаний предлагают скидку, если клиент оплачивает счет в течение короткого периода времени (обычно 10-20 дней);
6. Изначально вести деловую официальную переписку и искать альтернативные пути решения. Нередко у неплательщиков возникают проблемы с движением денежных средств. Вместо того, чтобы совершать бесконечные звонки или проводить безрезультатные встречи, когда дело доходит до этого момента, лучше перевести задолженность в формальную ссуду или приобрести в счет долга часть активов должника.